AECSA: Cobranza Dual y Protección de Datos

Con más de 25 años de trayectoria dedicados a fortalecer la salud financiera en Colombia, AECSA S.A.S. se ha consolidado como una empresa líder en el sector de BPO (Business Process Outsourcing). Su especialización no solo radica en la gestión de cartera, sino en un enfoque innovador que combina eficiencia operativa con un profundo respeto por el marco legal y la privacidad de los individuos. El pilar de su servicio es un modelo centralizado y único conocido como Cobranza Dual, una estrategia que ha redefinido la manera de optimizar la recuperación de activos para sus clientes, garantizando al mismo tiempo un manejo de la información personal con los más altos estándares de seguridad y confidencialidad.

El Innovador Enfoque de la “Cobranza Dual”

En un mercado donde la eficiencia en la recuperación de cartera es crucial, AECSA ha desarrollado un método que se distingue por su efectividad y enfoque integral. La Cobranza Dual es un portafolio de servicios que fusiona dos áreas clave que tradicionalmente operan de forma secuencial: la cobranza comercial y la cobranza jurídica. En lugar de agotar una vía antes de iniciar la otra, AECSA despliega equipos especializados en ambas disciplinas para que trabajen de manera simultánea y coordinada desde el inicio del proceso.

Este enfoque paralelo permite una gestión mucho más dinámica y estratégica. Mientras el equipo de cobranza comercial establece canales de comunicación y negociación con los clientes, el equipo jurídico prepara y evalúa las posibles acciones legales, asegurando que la empresa esté lista para avanzar en cualquier frente sin demoras. Esta sinergia optimiza los tiempos de recuperación, aumenta las tasas de éxito y ofrece una solución adaptable a las necesidades específicas de cada cliente. Con 9 años de experiencia perfeccionando este modelo, AECSA ha demostrado una notable capacidad para adaptar sus procesos, garantizando resultados efectivos y eficientes.

Compromiso Inquebrantable con la Protección de Datos Personales

Más allá de su pericia en la gestión financiera, AECSA fundamenta todas sus operaciones en un sólido marco de políticas para el tratamiento de la información. Consciente de la sensibilidad de los datos que maneja, la compañía ha implementado un robusto Sistema de Atención Integral al Cliente (SAIC) que se alinea con la legislación vigente, incluyendo la Ley 1581 de 2012 y la Ley 2300 de 2023, garantizando la protección de derechos fundamentales como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad y el buen nombre.

La política de tratamiento de datos de AECSA se rige por un conjunto de principios que actúan como la columna vertebral de todas sus interacciones con la información personal de los titulares. Estos principios no son meras directrices, sino reglas de obligatorio cumplimiento para todos sus colaboradores.

• Principio de Legalidad: Todo tratamiento de datos se realiza en estricto cumplimiento del marco legal vigente en Colombia.
• Principio de Finalidad: La recolección y uso de datos obedece a un propósito legítimo e informado previamente al titular.
• Principio de Libertad: El tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada y comprensible.
• Principio de Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El acceso a los datos está limitado a personas autorizadas por el titular o por la ley.
• Principio de Seguridad: Se implementan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información contra adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Principio de Confidencialidad: Todos los colaboradores están obligados a guardar reserva sobre la información, incluso después de finalizar su relación laboral.

Roles y Obligaciones: Responsable vs. Encargado

En el ecosistema de la protección de datos, es fundamental distinguir los roles que asume una entidad. AECSA actúa en una doble capacidad, lo que demuestra la amplitud de su gestión:

1. Responsable del Tratamiento: Cuando maneja datos de sus propios empleados, proveedores y portafolios propios. En este rol, AECSA define los fines y medios del tratamiento de la información.
2. Encargado del Tratamiento: Cuando gestiona carteras asignadas por clientes externos. En este caso, AECSA procesa los datos siguiendo las políticas y directrices de la entidad que le encomendó la cartera.

Esta distinción implica el cumplimiento de deberes específicos para cada rol, asegurando una cobertura completa de las obligaciones legales. A continuación, se presenta una tabla comparativa que resume las principales responsabilidades en cada caso.

Derechos del Titular: Su Información, Su Control

AECSA reconoce y facilita el ejercicio de los derechos que la ley otorga a los titulares de los datos personales. Cualquier persona cuya información sea tratada por la compañía tiene el derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a su información personal.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios y derechos legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Es importante destacar que la solicitud de supresión o la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Canales y Procedimiento para Ejercer sus Derechos

Para garantizar un acceso fácil y transparente, AECSA ha designado a la Dirección de Requerimientos y Atención al Cliente (DRAC) como el área responsable de gestionar todas las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS). Los titulares pueden ejercer sus derechos a través de los siguientes canales oficiales:

• Presencial: En la sede ubicada en la Avenida de las Américas # 46-41 en Bogotá, D.C.
• Página web: A través del formulario disponible en www.aecsa.com.co.
• Correo electrónico: Escribiendo a la dirección [email protected].
• Correo Certificado: Enviando la solicitud a la dirección física de la compañía.

El procedimiento requiere que el titular o su representante acreditado diligencie el Formato de Recepción de PQRS, proporcionando su identificación y los detalles de su solicitud. AECSA se compromete a dar respuesta en un término máximo de quince (15) días hábiles, con la posibilidad de una prórroga de hasta ocho (8) días hábiles, informando previamente los motivos de la demora.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Qué es AECSA y a qué se dedica?

AECSA es una empresa colombiana de BPO (Business Process Outsourcing) con más de 25 años de experiencia, especializada en la gestión y recuperación de cartera. Su objetivo es contribuir a la salud financiera de los colombianos a través de servicios eficientes y respetuosos con el marco legal.

¿En qué consiste el servicio de “Cobranza Dual”?

Es un modelo de gestión de cobranza exclusivo de AECSA donde equipos especializados en cobranza comercial (negociación) y cobranza jurídica (acciones legales) trabajan de forma simultánea y coordinada para optimizar la recuperación de la cartera de sus clientes.

¿Cómo protege AECSA mis datos personales?

AECSA ha implementado una estricta Política para el Tratamiento de la Información basada en principios como legalidad, finalidad, seguridad y confidencialidad. Aplica medidas técnicas y administrativas para evitar la pérdida, adulteración o acceso no autorizado a los datos, cumpliendo con la Ley 1581 de 2012 y demás normativas aplicables.

¿Qué derechos tengo sobre mis datos manejados por AECSA?

Como titular de la información, usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos, así como a revocar la autorización para su tratamiento. También puede solicitar prueba de dicha autorización y acceder gratuitamente a su información.

¿Cómo puedo contactar a AECSA para una queja o solicitud sobre mis datos?

Puede presentar su solicitud a través del correo electrónico [email protected], el formulario en su página web (www.aecsa.com.co), de forma presencial en sus oficinas en Bogotá, o mediante correo certificado. El área encargada es la Dirección de Requerimientos y Atención al Cliente (DRAC).